Frontpage / Tue Toimintaamme Tietosuoja Ja Rekisteriselosteet / Aseman Lapset ry:n jäsen- ja yhteystietorekisterin tietosuojaseloste

Aseman Lapset ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä:  24.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Aseman Lapset ry
Simonkatu 3 a
00100 Helsinki
p. (09) 654 740
info [at] asemanlapset.fi
Y-tunnus 0916879-0

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot 

Hannamari Marttio
Simonkatu 3 a
00100 Helsinki
p. 0503778877
hannamari.marttio [at] asemanlapset.fi

3. Rekisterin nimi

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten (varsinaiset jäsenet ja kannatusjäsenet) osalta Aseman Lapset ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:  

  • ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
  • jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito ja jäsenmaksujen hallinta
  • keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen 
  • toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi. 

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Aseman Lapset ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Aseman Lapset ry:n ja yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi. 

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät 

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:  

  • Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
  • Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot 
  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Tiedot luottamustehtävistä yhdistyksen toiminnassa

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä: 

- nimi, titteli, yritys tai yhteisö, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Aseman Lapset ry:lle.

Yhteistyökumppaneiden osalta tietoja saadaan julkisista lähteistä tai yhteistyökumppaneilta itseltään osana yhteistyökumppanuuksien hoitamista. 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. 

Sähköposti- tai postiosoitetiedot voidaan luovuttaa kolmannelle osapuolelle Aseman Lapset ry:n oman viestinnän lähettämistä tai jäsenlaskutuksen hoitamista varten. Henkilötietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle muuta tarkoitusta varten, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisia palveluntarjoajia henkilötietojen osalta seuraavasti:

  • Tietopiiri oy – Sähköinen henkilörekisteripalvelu, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä ja toteuttaa jäsen- sekä yhteistyökumppaniviestintää
  • Creamailer – Sähköisen viestinnän palvelu uutiskirjeiden ja muun sähköisen viestinnän lähettämiseen, tiedonkeruusteen ja tapahtumailmoittautumisten hallintaan
  • Nettomaster oy – Yhdistyksen laskutuksen hoitaminen

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisterin tietoturvallisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietoja suojataan mm. palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden kautta. Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina ja rekisteritietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisuuden alaisia. Pääsy asiakasrekisterin tietokantaan on rajoitettu henkilökohtaisilla käyttäjäoikeuksilla ja tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.  

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.  

Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään kaksi vuotta jäsenyydestä eroamisen jälkeen.

Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai muun yhteistyön kannalta.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.  

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.  

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.